Określenie grupy docelowej spotkania

Warto już na samym początku zastanowić się dokładnie, kto konkretnie będzie brał udział w spotkaniu. To bardzo ważni, bowiem dzięki temu będziesz wiedział jakie konkretnie materiały powinieneś przygotować, aby ich faktycznie zadowolić. Zadbaj również o to, aby nie było to sztywne, typowo korporacyjne spotkanie. Niech ludzie mają możliwość zgłaszania swoich pomysłów czy uwag na temat prowadzenia działalności. To wszystko jest bardzo ważne, ponieważ pomoże dostrzec rzeczy, których do tej pory nie było widać, czasami mogą być one trochę gorsze, innym razem lepsze.

Warto ustalić sobie pełny plan spotkania i zastanowić się także nad tym, jakie konkretnie będą cele po tym spotkaniu. Jakie rezultaty dla firmy chcesz osiągnąć i dlaczego właśnie mają robić tak, a nie inaczej. Polecamy wypracowywać wspólne rozwiązania, ponieważ to nie tylko jeszcze bardziej angażuje zespół, ale przede wszystkim mają oni świadomość tego, że ktoś się liczy z ich zdaniem.

Dlaczego przygotowanie jest najważniejsze?

Otóż ludzie, którzy takie spotkania organizują i analizują z czasem dochodzą do wniosku, że to właśnie przez ich złe przygotowanie większość z nich się zwyczajnie nie powiodła. Warto więc to mieć na uwadze i zanotować sobie wszystko to, co nakreśliliśmy Ci powyżej.

Celem takich spotkań w firmie jest przede wszystkim planowanie pracy ludzi, która będzie odbywała się zaraz po nich. Rzadko kiedy tego typu konferencje są robione wyłącznie po to, aby zakończyć jakiś etap prac, bo nie jest to już takie istotne. Liczą się głównie dalsze działania. 

Artykuł W jaki sposób możesz zwiększyć efektywnosć firmowych spotkań? pochodzi z serwisu Imprezy okolicznościowe | Eventy.

Najczęstsze błędy

Do takich należy przede wszystkim niewłaściwy dobór narzędzi projekcyjnych, czyli ekranu i projektora do rozmiarów Sali. Najpierw należy dokładnie zastanowić się nad tym, jaki konkretnie model projektora chcesz kupić, jak również nad rozmiarami ekranu. Nie jest to bez znaczenia, ponieważ tylko wtedy każdy z uczestników szkoleń organizowanych w tym miejscu będzie mógł liczyć na jak najlepsze warunki, aby z nich korzystać. Pamiętaj, że projektor musi być ściśle dobrany pod dany ekran, bowiem producenci projektorów instalują w nich różne optyki i nie zawsze sprawdzi się tutaj uniwersalne rozwiązanie. Najczęściej te ostatnie niestety nie oferują byt dużej jakości obrazu jeśli zostaną połączone z niezbyt dobrze dobranym ekranem. Jeśli więc się na tym kompletnie nie znasz, to zdecydowanie najlepszym pomysłem będzie zapytać się eksperta.

Nagłośnienie

Tutaj również należy uważać, bowiem źle dobrane nagłośnienie sprawi, że będzie słychać bardzo ciche dźwięki, albo zacznie pojawiać się echo. Wszystko będzie zależało w dużej mierze od akustyki danego pomieszczenia, której de facto nikt nigdy dokładnie nie sprawdzi. Jeśli podchodzisz poważnie do urządzania sali konferencyjnej, to już teraz powinieneś dokładnie określić kwestię dźwięku. Pamiętaj, że uczestnicy szkolenia mogą wybaczyć gorszej jakości obraz, ale jeśli nie będą Cię dostatecznie słyszeć, to niestety mogą się nieźle zdenerwować.

Najlepiej jest przy doborze takich rozwiązań kierować się słowami eksperta, który będzie w stanie doradzić absolutnie jak najbardziej optymalne rozwiązania, które idealnie sprawdzą się w Twoim przypadku. Tutaj nie ma się co zdawać na swoje przeczucia, czy też patrzeć wyłącznie na najniższą cenę, ponieważ można się bardzo mocno zawieść. 

Artykuł Jak powinna zostać wyposażona sala konferencyjna? pochodzi z serwisu Imprezy okolicznościowe | Eventy.

Zacznij od terminu i miejsca

Nie da się ukryć, że w przypadku konferencji prasowej należy wybrać jak najbardziej dogodne miejsce nie tylko dla samych organizatorów, ale również dziennikarzy, którzy są przecież zapraszani na tego typu wydarzenia i pozwalają nagłośnić ważne komunikaty. Warto od razu podkreślić, że konferencja wcale nie musi odbywać się w wielkiej Sali konferencyjnej. Jednakże powinieneś zadbać o dobre warunki dla dziennikarzy oraz miejsca siedzące, bowiem właśnie na takowych najlepiej się notuje i przygotowuje materiały. Jeśli chodzi o termin, to należy go dopasować w dużej mierze do ogólnego rytmu pracy reporterów. Takie najlepsze porty to przede wszystkim późny ranek, przedpołudnie i wczesne popołudnie. Zorientuj się również, czy w tym samym czasie nie ma miejsca również jakieś inne ważne wydarzenie, bowiem wtedy Twój przekaz może zostać przyćmiony. Dodatkowo praktykuje się, że tego typu konferencje powinny odbywać się pomiędzy wtorkiem, a czwartkiem.

Co jeszcze możesz zrobić?

Z pewnością ranga wydarzenia urośnie, kiedy zdecydujesz się na zaproszenie jakiejś ważnej osobistości. Wtedy dziennikarze jeszcze chętniej pojawią się na organizowanej przez Ciebie konferencji. Oczywiście taka osoba powinna zostać do końca konferencji i również być dla dziennikarzy dostępna po zakończeniu. Niemniej jednak, tutaj należy uważać na to, aby sprawy związane z daną osobistością nie przysłoniły tematu konferencji, którą zorganizowałeś. 

Przygotuj obszerne materiały prasowe dla dziennikarzy, w których zawrzesz najważniejsze informacje. Dzięki temu będą mieli jeszcze mniej pracy i na spokojnie „ubiorą” całe wystąpienie w odpowiednie słowa. Im lepsza konferencja, tym ma szansę szybciej roznieść się po mediach.

Artykuł Konferencyja prasowa – jak przygotować i przeprowadzić? pochodzi z serwisu Imprezy okolicznościowe | Eventy.

Jakie najważniejsze przykazania dla prezenterów?

Przede wszystkim powinieneś dokładnie przygotować swoją prezentację. Sprawdzić, czy rzeczywiście odpowiada ona tematowi, który zapowiedziałeś wcześniej. To ważne, aby wszyscy zgromadzeni dostali dokładnie to, czego oczekiwali, oczywiście z nawiązką.

Bez wątpienia powinieneś również dopasować poziom prezentacji do wiedzy słuchaczy. To bardzo ważne, gdyż dzięki temu zdecydowana większość będzie wiedziała o czym mówisz. Jeśli porwiesz się ze zbyt zaawansowaną prezentacją, to w przypadku grupy osób początkujących na pewno nie będziesz mógł liczyć na szczególny entuzjazm. Podobnie sytuacja ma się w przypadku zbyt prostych rzeczy dla osób zaawansowanych w danym temacie. Będą zwyczajnie znudzeni i nawet mogą zacząć opuszczać salę.

Koniecznie zdefiniuj swój cel wystąpienia. Czyli musisz wiedzieć dlaczego mówisz tak, a nie inaczej i jaki konkretnie cel chciałbyś osiągnąć poprzez swoje wystąpienie.

Jak ulepszyć wystąpienie?

Przede wszystkim skupić się na tym, aby słuchacze się nie nudzili. Warto jednak dodatkowo korzystać np. z programów do tworzenia prezentacji. Obecnie na rynku jest wiele ciekawych propozycji, dzięki którym z pewnością będziesz w stanie zadbać o jak najładniejszą oprawę graficzną wystąpienia. Niemniej jednak, pamiętaj, aby na slajdach nie umieszczać całość prezentacji, ale najważniejsze zagadnienia, które będą istotne z punktu widzenia słuchacza, jak również tego, co chcesz przekazać. Z pewnością takie zabiegi podnoszą atrakcyjność prezentacji i sprawią, że zostanie ona zapamiętana na długo.

Artykuł W jaki sposób występować na konferencjach? pochodzi z serwisu Imprezy okolicznościowe | Eventy.

Przykładowe ustawienia

Dzięki ustawieniu teatralnemu możesz maksymalnie wykorzystać miejsce w sali. Świetnie sprawdza się przy różnego rodzaju prezentacjach i wtedy, kiedy np. uczestnicy niekoniecznie muszą robić jakieś notatki.

Innym, również popularnym ustawieniem jest bankietowe. Najczęściej wykorzystuje się go wtedy, kiedy w trakcie konferencji jest planowany obiad lub kolacja. Doskonale sprawdza się podczas bardziej wykwintnych spotkań z klientami i pracownikami.

Wiele osób stawia również na standardowy stół konferencyjny. Przede wszystkim wykorzystywany do realizowania posiedzeń zarządu firmy oraz spotkań kierownictwa. To bardzo wygodne ustawienie, o ile w konferencji nie bierze udział zbyt duża liczba osób.

NA koniec zostało nam jeszcze ustawienie szkolne, które przeważnie wykorzystuje się w środowiskach naukowych lub podczas organizowania różnego rodzaju kursów. Szczególnie ważne, jeśli uczestnicy mają sporządzać notatki i korzystać z komputerów.

W zależności od rodzaju konferencji

Warto wiedzieć, żeby wszystkie możliwości wykorzystywać w zależności od tego, jakie konkretnie spotkanie organizujesz. Jeśli zaś urządzasz salę konferencyjną na stałe, to zastanów się nad tym, co chcesz tam głównie organizować i pod to dobieraj sobie odpowiednie meble i akcesoria. Dzięki dobrym konfiguracjom prowadzenie konferencji będzie nie tylko przyjemniejsze dla słuchaczy, ale również samego prowadzącego. Z tego powodu warto jest bliżej przyjrzeć się tego typu kwestiom i o nie zadbać. 

Artykuł W jaki sposób najlepiej urządzić salę konferencyjną? pochodzi z serwisu Imprezy okolicznościowe | Eventy.